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노션+AI로 업무 3배 효율
1. 핵심 요약과 준비물
노션은 페이지가 아니라 데이터가 중심입니다. 글·영상·상품·고객·업무를 각각 데이터베이스(DB)로 만들고, 서로 관계(Relation)와 롤업(Rollup)으로 연결하면 반복 업무가 자동화됩니다. AI는 이 DB를 재료로 초안 생성·요약·태그 추천·체크리스트 생성을 빠르게 처리하게 합니다. 중요한 것은 화려한 위젯이 아니라 명확한 속성 설계와 재사용 가능한 템플릿입니다. 아래 가이드는 최소비용으로 바로 도입할 수 있도록 단계를 쪼갰고, 버튼/메뉴 명칭 대신 개념을 중심으로 설명해 도구가 바뀌어도 그대로 적용할 수 있게 했습니다.
- 필수: 노션 계정, 브라우저/앱, 기본 템플릿 복사 권한
- 선택: 자동화 연동(예: 캘린더/폼/이메일), 문장 교정 도구
- 시간 가이드: DB 설계 30분 · 템플릿 제작 20분 · 대시보드 10분 = 60분
2. 실전 가이드: 워크스페이스 구축 10단계
2-1. 핵심 데이터베이스 5종 설계
| DB | 주요 속성 | 관계/롤업 | 활용 |
|---|---|---|---|
| 콘텐츠 (블로그/영상) | 상태, 채널, 키워드, 퍼널, 마감일, 담당자 | 키워드DB(Relation), 작업DB(Relation), 성과DB(Rollup) | 에디토리얼 캘린더, 원클릭 초안/요약 |
| 키워드 | 의도, 카테고리, 난이도, 태그 | 콘텐츠DB(Relation) | 제목생성/태그추천 자동화 |
| 작업 | 담당, 우선순위, 상태, 예상시간, 실제시간 | 콘텐츠DB(Relation), 고객DB(Relation) | KPI 기반 생산성 분석 |
| 고객/리드 | 세그먼트, 페르소나, 채널, 다음 액션 | 작업DB(Relation), 콘텐츠DB(Relation) | CRM 파이프라인, 후속 DM/메일 |
| 성과 | 조회, 클릭률, 전환, 매출, CAC | 콘텐츠DB(Relation) | 대시보드 지표/랭킹 |
2-2. 속성 네이밍 규칙(재사용 핵심)
- 상태: 아이디어 → 초안 → 편집 → 검수 → 발행 → 리퍼포즈
- 우선순위: P0(긴급) / P1(중요) / P2(보통)
- 채널: 블로그/유튜브/틱톡/인스타/쿠팡 etc.
- 퍼널: 인지도 / 관심 / 고려 / 전환 / 유지
2-3. 콘텐츠 템플릿(복붙용)
[콘텐츠 템플릿 — 본문 구조]
제목(15~20자)
[소제목1] 문제/배경(500자 이상)
[소제목2] 해결/체크리스트(500자 이상)
[소제목3] 총평/다음 행동(500자 이상)
FAQ 2~3개 / 키워드 / 내부링크템플릿에 AI 블록을 추가해 “요약문 3줄”, “메타 설명 120자”, “제목 5개 변주”, “해시태그 5개”를 자동 생성합니다.
2-4. AI 프롬프트(초안·요약·태그)
초안 생성
너는 콘텐츠 에디터야.
- 주제: <키워드/의도/타깃>
- 구조: 소제목 3개, 각 500자 이상, 체크리스트/FAQ 포함
- 톤: 친근+실무형, 과장 금지, 수치·예시 포함
- 산출: HTML <article> 내부 본문본문을 3문장으로 요약하고, 60자 이하 슬러그와 120자 메타 설명을 생성해줘.본문의 핵심 키워드 5~8개를 쉼표로 리턴. 중복·모호 단어 제외.2-5. 자동화(입력→처리→산출)
- 입력: 키워드를 콘텐츠DB에 등록 → 상태를 “초안”으로 변경.
- 처리: 템플릿 페이지 열기 → AI로 초안/요약/태그 생성.
- 산출: 발행 체크리스트 통과 → “발행” 상태로 변경 → 링크·썸네일 기록.
2-6. 에디토리얼 캘린더(보드/캘린더 뷰)
- 보드뷰: 상태별 칼럼으로 진행 상황 한눈에 파악.
- 캘린더뷰: 마감일 기준 주간 계획, 누락 건 확인.
- 필터: 채널=블로그, 우선=P1 이상, 이번주 마감만 보기.
2-7. SOP(표준작업절차) 페이지
- 체크리스트: 키워드 → 초안 → 교정 → 메타 → 이미지 → 발행 → 리퍼포즈.
- 품질 기준: 길이, 근거 수준, 금지 표현(의학·금융 단정) 명시.
- 실패 노트: 수정 로그(무엇을 바꾸고, 결과가 어땠는지) 기록.
2-8. 협업과 권한
- 보기/편집 권한을 역할별로 분리(작성·검수·발행).
- 의견·멘션으로 피드백, 마감일 변경은 담당자에게만 허용.
- 외주 계정은 콘텐츠DB 제한 뷰만 공유.
2-9. 파일·이미지·자산 관리
- 폴더/파일명 규칙:
[날짜]_[채널]_[키워드]. - 대표 이미지 1200×675(또는 1080×1920), 300KB 이하.
- 라이선스/출처 열을 DB 속성으로 필수 관리.
2-10. 단축키·속도 요령
- 새 페이지 /page · 체크박스 [] · 토글 /toggle
- 템플릿은 복사→제목·키워드만 교체가 기본.
- AI 요청은 한 번에 길게 말고, 작은 단위로 2~3회 반복.
3. 운영 최적화: 대시보드·KPI·루틴
3-1. 대시보드 위젯 구성
- 오늘 할 일: 작업DB 필터(담당=나, 마감=오늘).
- 이번 주 발행: 콘텐츠DB 필터(상태=발행, 주차=이번주).
- 성과 요약: 성과DB 롤업(조회/클릭/전환, 전주 대비 %).
3-2. KPI 설정(숫자로 말하기)
- 생산성: 주당 발행 3편, 초안→발행 리드타임 48시간 이하.
- 노출: CTR 3% 이상, 완시율(영상) 40% 이상.
- 전환: 랜딩 클릭률 5%, 구독/팔로우 주 50명.
3-3. 주간 리뷰 루틴(30분)
- 랭킹: 조회/전환 상위 3편과 하위 3편 비교.
- 원인: 제목·썸네일·훅 문구 차이 점검.
- 액션: 상위 포맷은 변주, 하위 포맷은 훅/첫 단락 재작성.
3-4. 리퍼포즈(재활용) 전략
- 블로그 → 쇼츠: 요약 3문장, 훅 4단어, CTA 1개.
- 쇼츠 → 블로그: 타임라인 표 + 상세 팁 추가.
- 한글 → 다국어: 핵심명사/숫자 중심으로 짧게 번역, 지역 해시태그 분리.
[체크리스트 — 오늘 바로 적용]
- 콘텐츠/키워드/작업/고객/성과 DB 5종 생성
- 콘텐츠 템플릿에 AI 블록 3종(초안/요약/태그) 삽입
- 보드뷰/캘린더뷰/대시보드 3종 연결
- SOP 페이지에 품질 기준·금지 표현·체크리스트 명시
- 주간 리뷰(30분) 캘린더 반복 예약
자주 묻는 질문
무료로도 충분한가요?
초기 설계·학습·소규모 운영에는 충분합니다. 템플릿/대시보드/요약만으로도 체감 효율이 큽니다.
팀 협업 시 무엇부터 정해야 하나요?
상태·우선순위·마감일 규칙과 댓글/멘션 사용법, 리뷰 주기를 먼저 합의하세요. 권한은 역할별 최소 권한 원칙으로.
개인정보·저작권 이슈는 어떻게 관리하나요?
민감정보는 업로드하지 말고, 고객 식별자는 익명화하세요. 이미지·음원은 상업 이용 허용 소스만 사용하고 출처 속성을 DB에 기록하세요.
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